Mis on ERP

ERP ehk Enterprise Resource Planning , mis eestikeeli tähendab ettevõtte ressursside planeerimist, tähistab juba mitu aastakümmet keskmiste ja suurte ettevõtete, asutuste ja organisatsioonide majandustegevuse arvestuseks ja planeerimiseks vajalikke tarkvararakendusi. Nagu tarkvara kui väga kiirelt areneva valdkonna puhul ikka, on ERP vaid viiekümne aastase olemasolu vältel teinud läbi arengu alates lihtsatest finantsraamatupidamise ja algelistest tootmise planeerimise rakendustest kuni aukartust äratavalt laia (võiks isegi väita, et laialivalguva) erinevate äriprotsesside tarbeks vajaliku funktsionaalsusega kompleks-lahenduseks. ERP tähtsusest annab tunnistust sellega seonduvate investeeringute ja kulutuste maht, mis võimaldab teenida tuhandetel firmadel ERP tarkvara ja teenuseid müües aastas ühtekokku ligi 30 miljardit eurot.

ERP nime alt leiame nii maailma ühe suurema tarkvarafirma SAP (suuremad vaid Microsoft ja Oracle) kui ka päris väikeseid tegijaid nagu HansaWorld, kui siin piirduda Eestis tuntud nimedega. Eelöeldu kinnituseks võib SAP puhul rääkida sadatest erinevatele tegevusvaldkondadele ja otstarvetele mõeldud tarkvaralahendustest, mille põhjal saab luua kuitahes suurte firmade majandusinfosüsteeme. Aga ka SAP kõrval härjapõlvlase mõõtu HansaWorldist leiab kümneid erineva funktsionaalsusega mooduleid, rääkimata integreeritud kliendihaldusest ja kommunikatsiooni-võimalustest.

Mis kasu on ERP-st

Sellest tulenevalt on mistahes ERP-rakenduse kasutusele võtmine ehk konkreetse firma majandusinfosüsteemi loomine ja käigus hoidmine üsna keerukas ja töömahukas ettevõtmine. Saadav kasu ilmneb ettevõtte tegevusvaldkonnast ja tehingute keerukusest ja mahust tulenevalt erineval määral – mõnes suures firmas võib ilma ERP-ta elu hoopis seisma jääda, kuid mõnes väiksemas on efektid pigem aja ja tööjõu kokkuhoius ehk vähema vaevaga suudetakse teha rohkem tööd. Kindlasti on ERP-st kasu töökorralduse parandamisel, klienditeeninduse tõhustamisel, paljude protsesside optimeerimisel ning kahtlemata operatiivse juhtimisinfo edastamisel. Samas on ERP-st saadava kasu ümber arvestamine rahasse alati pisut subjektiivne, mistõttu võib ERP investeeringu tasuvuse hindamisel saada erinevatel meetoditel päris suurel määral lahknevaid tulemusi. Kõige lihtsam on hinnata ERP kasulikkust läbi selle funktsionaalsuse vajalikkuse võtmetähtsusega protsessides – st mis juhtub, kui ERP-d ei kasutata versus sama tegevuse automatiseerimine ERP-ga.

ERP kasutusele võtmine

Oma ettevõtte majandusinfosüsteemi rajamine mistahes ERP baasil tuleb eeltoodu tõttu väga hästi läbi mõelda. Kahtlemata võib ERP kasutusele võtta ilma tõsisemat plaani pidamata, kuid sel juhul on päris kindel, et projekt hakkab töö käigus muutuma ja tõenäoliselt kasvab nii tööde maht kui ka pikeneb juurutusperiood. Sisuliselt võib sel juhul võrrelda ERP juurutust hüpoteetilise paindliku maja ehitusega, mille käigus saab muuta nii ruumide asetust, korruste arvu, materjale, disainilahendusi ja muid detaile. Nagu arvata võib, ei tahaks sellist tööd ette võtta ükski ehitaja. Küll aga leiab igal aastal aset mitmeid „paindlikke ERP juurutusi“, millest mõned lõppevad küll teatud eduga, kuid hullemal juhul jääbki projekt pooleli ning tehtud kulutused kirjutatakse korstnasse.

Üldjuhul tähendab ERP kasutusele võtmine vastava teenuste tellimist ERP tarkvara tarnijatelt või edasimüüjatelt. Mida keerukama ja suurema majandusinfosüsteemi loomisest on jutt, seda väiksem on tõenäosus, et ettevõttes endas leidub ressursse selle projekti teostamiseks. Täpselt sama moodi on ka maja ehitusega – põhimõtteliselt võib väiksema maja ka oma kätega valmis ehitada, kuid targem on lasta seda teha spetsialistidel. Majandusinfosüsteemi loomise edukus on seetõttu suuresti seotud teenindaja kompetentsiga nii konkreetse ERP tarkvara kui ka projektijuhtimise osas. Väga tähtis on ka tellijapoolne osalus, sest tegemist on ju majandusinfosüsteemi rajamisega oma tarbeks vastavalt enda tegevusvaldkonna ja ettevõtte eripäradele, mida ERP teenindaja ei tunne. Edukat ERP-projekti iseloomustabki hea koostöö teenindaja spetsialistide ja uue süsteemi tulevaste kasutajate vahel. Kindlasti ei saa tellija eeldada, et spetsialistid mõtlevad tema eest kõik välja ja annavad üle valmis süsteemi korraga ühes tükis ja lõplikus vormis.

Eelanalüüsi tähtsus

Selleks, et ERP juurutusprojektist saaks asja, tasub igal juhul teha piisavalt põhjalik eelanalüüs, mille käigus selgitatakse välja ettevõtte vajadused, soovid ja ootused ning kõrvutatakse neid ERP võimalustega. Eelanalüüsi käigus antakse ka tasuvushinnang erinevatele ERP-ga kaetavatele äriprotsessidele, et eristada suurt efekti andvad toimingud vähest efekti ja suurt juurutuskulu nõudavatest toimingutest. Sisuliselt võib eelanalüüsi käsitleda esialgsest vabakäe-visandist konkreetse ehitusprojektini jõudmise protsessina. Seega peab ettevõte, kus alustatakse juurutusprotsessi ilma eelanalüüsita, arvestama, et sisuliselt hakati ehitama maja pealiskaudse visandi alusel (vt eelnev paindlik maja ehitus). Isegi väga hea ehitaja puhul ei saa sel juhul eeldada, et tööde käigus ei lipsa sisse mõni tõsisem konstruktsiooniviga, rääkimata ootamatusetest detailides.

Väga paljude firmade jaoks on eelanalüüs ka heaks võimaluseks laiemalt analüüsida oma tegevust, kui seda juba eraldi ei ole veel tehtud. Kas äriprotsessid on optimaalselt ülesehitatud? Kas kvaliteedisüsteem on paigas? Kas ettevõtte intellektuaalkapital on kontrolli all? Kas on olemas toimiv juhtimismõõdikute süsteem? Kuidas käib kliendihaldus? Isegi suhteliselt väikeses firmas on nende teemadega tegelemine oluline, et kõik teeksid õigeid asju ja seda ka õigel moel. On väga hästi, kui firma juhtkond suudab iseseisvalt taolised nüansid läbi mõelda ja protseduurireeglid paika panna, kuid mida sõltuvam on ettevõte infosüsteemidest, seda tõenäolisemalt tasub siin otsida abi professionaalidelt.

Professionaalse teenindaja olulisus

Täpselt nii nagu Sa ei taha lasta oma maja ehitama äsja koolist tulnud või muidu kahtlase kuulsusega töömehi, ei ole tark tellida oma ettevõtte majandusinfosüsteemi kaheldava professionaalsustasemega tarkvarateenuse pakkujalt. Paraku on elus ikka nii, et paljud lähevad odavamat lahendust otsides kergema vastupanu teed ja alati leidub ka endast piisavalt heal arvamusel olevaid poolprofessionaalseid „tegijaid“, kes vastutustundetult võtavad teha selgelt üle jõu käivaid projekte. Tulemusega ei ole sel juhul enamasti rahul ei tellija ega tegija, sest tellija seisukohalt ei vasta loodav süsteem tema ootustele ning tegija ei mõista, miks tellija kogu tema vaeva vastu vaidlemata kinni ei taha maksta. Professionaalset teenusepakkujat eristab soss-seppadest võime ennetada vastuolusid ning juhtida projekte tellijat nõustades ja seeläbi tema ootusi realistlike võimalustega kooskõlla viies. Hea teenuse ja kvaliteetse tulemuse eest tasub ka rohkem maksta, sest see tuleb kokkuvõttes odavam võrreldes algselt odavat lahendust pakkunud kehvapoolse tasemega teenindaja tehtud vigu parandades ja probleeme siludes täiendavaid summasid ja oma ressursse kulutades. Professionaale eristab ka piisav kogemus Sinu majandusharus või professionaalsete nõustajate võrgustiku kasutamine Sinu projekti ehk nt väikeses Eestis ei peaks eeldama, et isegi parima ERP-teenusepakkuja palgal on kõigi võimalike valdkondade asjatundjad.

Kokkuvõttes tuleb ERP’st kasu saamiseks jälgida järgmist:
1) Vali professionaalne teenusepakkuja (Eestis on neid suhteliselt vähe);
2) Teosta koos teenusepakkujaga eelanalüüs ja koosta lahenduse projekt;
3) Vali koos teenusepakkujaga Sinu lahenduse jaoks sobivaim ERP tarkvara;
4) Kavanda koos teenusepakkujaga juurutusprotsess, sh tarkvara kohandused;
5) Vii teenusepakkuja toel läbi juurutusprotsess (NB! Teenusepakkuja EI juuruta Sinu EEST Sinu majandusinfosüsteemi);
6) Kaasa teenusepakkuja abil vajalikke teisi teenusepakkujaid (nt infrastruktuur – serverid, tööjaamad või hoopis erilahenduste loojad);
7) Lepi teenusepakkujaga kokku tugiteenuste tagamises kogu majandusinfosüsteemi kasutusajaks.

Copyright © 2009 Margus Tammeraja